Seit der Steuerreform aus dem Jahr 2016 besteht eine generelle Einzelaufzeichnungs- und Einzelerfassungspflicht von Barumsätzen sowie eine Belegerteilungspflicht.

Registrierkassenpflicht

Unternehmen haben zur Einzelerfassung der Barumsätze ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

• der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,00
• die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,00 im Jahr überschreiten.

Erst wenn beide Grenzen überschritten werden, muss der Unternehmer ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem besitzen.

Zum Barumsatz zählen: Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte sowie andere vergleichbare Zahlungsformen (wie z. B. Zahlung mit dem Mobiltelefon).

Der Finanzminister kann für Gruppen, die „mobil“ tätig sind, wie z. B. Friseure, Masseure, Ärzte, Tierärzte, Reiseleiter, durch Verordnung Erleichterungen bezüglich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen festlegen.

Einzelaufzeichnungspflicht

Barumsätze sind ab dem ersten Euro einzeln zu erfassen.

Der Finanzminister kann durch Verordnung bestimmte Erleichterungen bei der Führung von Aufzeichnungen, der Verwendung von Registrierkassen und der Belegerteilungspflicht festlegen. Diese Verordnungsermächtigung ist allerdings beispielsweise eingeschränkt für

Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,00 je Betrieb, wenn die Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten getätigt werden (wie z. B. mobile Eisverkäufer, Christbaumhändler oder offene Fahrgeschäfte)

• bestimmte Automaten (wie z. B. Kaugummiautomaten)
• Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt (z. B. Webshops).

Technische Sicherheitslösungen

Die Registrierkassen sind mit technischen Sicherheitslösungen gegen Manipulation zu schützen.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung:

Die Registrierkasse muss die erfassten Barumsätze über eine Signaturerstellungseinheit signieren.

Die Signatur muss im Datenerfassungsprotokoll beim jeweiligen Barumsatz gespeichert und am Beleg als maschinenlesbarer Code angebracht werden.

Die Registrierkasse muss jeden einzelnen Barumsatz im Datenerfassungsprotokoll abspeichern.

Die Registrierkasse muss auch jeden Beleg ausdrucken oder elektronisch bereitstellen können.

Die Software muss automatische und signierte Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege erstellen und im Datenerfassungsprotokoll ablegen können.

Die Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse muss durch Eingabe eines Initialwertes in Betrieb genommen werden können.

Unternehmer müssen Signaturerstellungseinheiten über Finanz-Online registrieren.

Jene, die ein geschlossenes Gesamtsystem und mehr als 500 Eingabestationen haben, können mit einem Feststellungsbescheid eine Sicherheitseinrichtung ohne Signaturerstellungseinheit genehmigt bekommen.

Pflicht zur Mitnahme des Kassenzettels

Jedes österreichische Unternehmen ist verpflichtet bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde muss ihn entgegennehmen und für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen.

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und sieben Jahre aufbewahren.